1.- Definir las necesidades de la empresa
Para iniciar con un proyecto de ERP, es necesario conocer detalladamente cuáles son las necesidades de tu empresa. Cada organización tiene necesidades y metas distintas, y el ERP y su parametrización dependerá de esto. Aquí pueden surgir preguntas como ¿para qué quiero implementar un ERP en mi empresa? ¿Es necesario implementarlo? Si esta clase de preguntas no tienen una respuesta clara, es probable que, a falta de una idea estructurada de qué se necesita, la implementación pueda llegar a ser caótica o complicada, por lo que, lo primero y más importante, es obtener respuestas concretas del porqué se requiere esta tecnología.
2.- Capacidad de adaptación de la plataforma
Para que la solución comience a funcionar, solo hay que implementar la plataforma, pero no debe quedarse ahí, pues la empresa irá cambiando a medida que los usuarios tengan mayor confianza y usen mayor funcionalidad del sistema y el ERP se adecúe a las necesidades. Esto significa que se debe mirar más allá de las funcionalidades estándar que ofrece un sistema y pensar con qué facilidad podrá adaptarse a las cambiantes necesidades de la empresa. Es muy importante que sea fácil de parametrizar y re-configurar de acuerdo a las exigencias futuras del mercado.
3.- Capacidad de movilidad
Dar a los empleados la posibilidad de trabajar como, donde y cuando sea necesario, impulsa la productividad considerablemente. Si la funcionalidad móvil es limitada, será complicado lograr ese aumento de eficiencia.
Un ERP debe ser compatible con el uso de dispositivos móviles y accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento. Cuando los empleados se desplazan, pueden acceder a flujos de trabajo y datos clave para evitar estar demasiado tiempo fuera de actividad. Quizás aún más importante es la capacidad de introducir y almacenar datos, todo en un solo proceso. Cuando los empleados pueden introducir datos directamente desde el lugar donde se encuentran, se reduce el riesgo de cometer errores, pues no es necesario recopilar datos en un lugar y capturarlos en el sistema en otro momento.
4.- Facilidad de uso y segmentación de datos
Cada área de la empresa trabaja con distintos tipos de datos, mientras que otros tipos de datos no serán de utilidad. La experiencia del usuario debe poder personalizarse, es decir, cada usuario sólo debería ver la información que le resulte más relevante por razones de simplicidad. Esto incluye la contextualización para las empresas, que necesitarán datos específicos de la región y unidades de medida para todas las configuraciones de área o regionales. Una buena implementación deberá ser capaz de presentar la información correcta a las personas adecuadas.
5.- Mantener comunicación constante con el proveedor de consultoría ERP
Es indispensable que el equipo interno se mantenga en constante comunicación con el consultor externo, ya que de esta forma se puede realizar un seguimiento puntual de los avances del proyecto y resolver en tiempo cualquier imprevisto o dudas que surjan al respecto. Si bien el proyecto de implementación de un ERP es de la empresa, es importante que el equipo interno se deje guiar por los expertos con la finalidad de que los resultados sean los mejores.