POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

[NOMBRE DE LA EMPRESA EN COLOMBIA], identificada con NIT [INSERTAR NIT], ubicada en la [INSERTAR DIRECCIÓN EN COLOMBIA], teléfono [INSERTAR TELÉFONO], correo electrónico: [INSERTAR CORREO DE PRIVACIDAD].

2. DEFINICIONES

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales.
• Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el Tratamiento de datos por cuenta del Responsable (aplicable cuando prestamos servicios de soporte o consultoría sobre datos de nuestros clientes).
• Responsable del Tratamiento: Quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los mismos.
• Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).

3. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales que se recolecten serán utilizados para las siguientes finalidades:

A. Relación con Clientes y Prospectos:

• Gestión de preventa, envío de cotizaciones y propuestas comerciales.
• Ejecución de contratos de consultoría, implementación de soluciones tecnológicas y soporte técnico.
• Envío de comunicaciones sobre actualizaciones, webinars, eventos y soluciones de optimización de procesos de negocio.
• Cumplimiento de obligaciones legales, contables y tributarias en Colombia.

B. Relación con Proveedores y Contratistas:

• Gestión contractual, procesos de selección y administración de pagos.

C. Cuando se actúa en calidad de ENCARGADO:

• El tratamiento de datos personales a los que se tenga acceso por la prestación de servicios está limitado exclusivamente a la ejecución del objeto contractual, salvaguardando la seguridad de la información bajo las instrucciones del Responsable.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales tratados.

5. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES

El suministro de datos sensibles (biométricos, salud, orientación política, etc.) o de menores de edad es facultativo. No se condicionará ninguna actividad al suministro de estos datos, informando previamente al Titular sobre el carácter facultativo de su respuesta.

6. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Para ejercer sus derechos, el Titular puede utilizar los siguientes canales de comunicación:

• Dirección física: [INSERTAR DIRECCIÓN EN COLOMBIA]
• Correo electrónico: [INSERTAR CORREO DE PRIVACIDAD]
• Área responsable: Las solicitudes serán gestionadas por el Oficial de Privacidad y Protección de Datos designado por la dirección de la empresa.

7. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER DERECHOS

• Consultas: Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles. En caso de requerir prórroga, se informará al interesado antes del vencimiento.
• Reclamos: El término máximo para atender un reclamo será de quince (15) días hábiles. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas.

8. VIGENCIA

La presente política rige a partir del [DÍA] de [MES] de 2026. Las bases de datos sujetas a tratamiento se mantendrán vigentes mientras sea necesario para cumplir con las finalidades informadas.

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CONTROL DE CAMBIOS

• Versión 01: Creación del documento para la operación en Colombia.
• Fecha: 18 de marzo de 2026.
• Distribución: Dirección General / Representante Legal / Departamento de TI.