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En el post anterior mencionamos ciertos puntos clave a la hora de implementar un CRM en una empresa. Hoy, el tema será su contraparte porque es necesario aclarar que, así como una buena implementación puede hacer crecer a tu empresa, una mala implementación puede crear muchos problemas que, al final, pueden verse reflejados en una pérdida de tiempo y dinero.
Para resumir la función: la finalidad de un ERP consiste en la gestión interactiva de todas sus áreas a través de la centralización, del reparto, del análisis y de la consolidación de la información estratégica; para ello, a continuación se explicarán 6 errores que debes evitar a toda costa a la hora de implementar un sistema de ERP en tu empresa.
1.- No tener objetivos claros y definidos
Como en cualquier otro proyecto empresarial, si no existe una planeación bien estructurada de lo que se planea hacer, es muy probable que la iniciativa no llegue muy lejos. Es necesario que se haga un anteproyecto para tomar en cuenta todos los posibles escenarios y poder dar soluciones eficaces en caso de que algo no vaya de la forma esperada. Sin una estructura, resultará bastante complicado llevar un proyecto de esta magnitud.
2.- No disponer del tiempo suficiente para implementar un ERP
No cometas el error de reducir los tiempos del proceso o no dedicar el tiempo necesario, ya que esto puede provocar que el proyecto falle. Planifica con tu proveedor un calendario en el que estén muy claros los periodos de tiempo en los que se llevará a cabo la implementación, incluyendo todas las etapas y la participación de los involucrados que lo conforman.
3.- Mala comunicación entre los involucrados y no involucrados
Aunque existan secciones de la empresa que no estarán involucradas directamente con el proyecto, es necesario informar a todo el personal de la nueva forma de trabajo. Habitualmente los cambios generan dudas, temor y ansiedad, mucho más cuando se sabe que se verá afectada la forma en que se trabaja, y en una primera instancia no está claro su alcance. Por eso es fundamental la forma en que se comunique el proyecto al personal. Lo ideal es que se produzcan informes frecuentes sobre cómo va evolucionando el proyecto, y que se habiliten varios canales para que el personal haga llegar sus dudas.
4.- Ver al ERP como solo un software que hará milagros
Uno de los errores más recurrentes es el hecho de pensar que la implementación del ERP es un proyecto de sistemas, y por ende, no visualizarlo como un proyecto integral y estratégico para el crecimiento de la organización que incluye no sólo recursos tecnológicos y de infraestructura, sino el activo más valioso, el capital humano. Sin personas monitoreando el proyecto, tarde o temprano dejará de servir.
5.- Dejar toda la responsabilidad al proveedor
La implementación lleva una corresponsabilidad clara entre la organización que provee el producto y la empresa que lo implementa. No pierdas de vista que el resultado de la implementación será la herramienta con la que la empresa va operar sus procesos diarios, aunque tampoco debes subestimar la ayuda que los proveedores de software te pueden dar, pues ellos son los que brindan la información y asesorías para que tú puedas entender y, por ende, poner a trabajar el sistema de manera efectiva.
6.- Falta de mantenimiento
Si bien muchos consultores brindan este servicio que tiene que ver con las mejoras necesarias al sistema derivadas del crecimiento de la empresa y un acompañamiento continuo para educar a su equipo sobre el producto, esto no es así en todos los casos, y la empresa debe prestar atención a quién tomará la responsabilidad de llevarlo a cabo: la consultora, la empresa o un equipo mixto.
La correcta implementación de un ERP puede transformar tu negocio, mientras que una mala ejecución puede generar problemas costosos.
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